ZARZĄDZENIE NR 24/2024 z dnia 24 września 2024 r. w sprawie: wprowadzenia zmian do dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości.

Międzychód, 24.09.2024 r.

OPS.GA.021.21.2024

ZARZĄDZENIE NR 24/2024

z dnia 24 września 2024 r.

Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Międzychodzie

w sprawie: wprowadzenia zmian do dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości.

Na podstawie art.10 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2023 r., poz. 120 ze zm.) oraz w związku z art. 53 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz.U. z 2023 r., poz. 1270 ze zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tj. Dz. U. z 2020 r., poz. 342) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się zmiany do Zarządzenia nr 2/2024 z dnia 04 stycznia 2024 r. Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Międzychodzie w sprawie: dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości.

1. W załączniku nr 1 „Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych”  – Dział III. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych otrzymuje brzmienie:

„1. Księgi rachunkowe jednostki prowadzone są techniką komputerową i ręczną. Przy pomocy programu Microsoft Office-Excel prowadzona jest księga pomocnicza do ewidencji kosztów upomnień oraz do ewidencji dłużników alimentacyjnych tylko w celu podziału na dłużników należących do strefy euro i pozostałych dłużników zagranicznych. Księgi rachunkowe prowadzone są z wykorzystaniem poszczególnych podsystemów zintegrowanych systemów informatycznych ZSI SIGID:

• „Ewidencja środków trwałych i wyposażenia”,
• KB SIGID „Księgowość Budżetowa Jednostki” ,
• „Ewidencja i rozliczanie innych opłat” ZSI SIGID (ewidencja należności),
• „Kadry i płace” ZSI SIGID (ewidencja wynagrodzeń i ich pochodnych oraz podatku dochodowego).

2. Księgi pomocnicze są uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej oraz stanowią ewidencję analityczną list świadczeń, wynagrodzeń, należności realizowanych w jednostce, towarów. Należą do nich:

• program POMOST – w szczególności do świadczeń z pomocy społecznej, świadczeń z Funduszu Pomocy,
• program SYGNITY – w szczególności do świadczeń z zakresu funduszu alimentacyjnego, świadczeń rodzinnych i świadczenia wychowawczego, dodatku mieszkaniowego, dodatku osłonowego, dodatku z tytułu refundacji vat,
• program SIGID – do świadczeń z zakresu prac społecznie użytecznych oraz do wynagrodzeń i świadczeń wobec pracowników; do świadczeń z zakresu dodatków mieszkaniowych i dodatków energetycznych; środków trwałych,
• raporty kasowe, prowadzone techniką ręczną,
• program magazynowy „LoMag” firmy Longint – do ewidencji towarów i materiałów. Od strony merytorycznej rozlicza się zdania w programach pomocniczych, jeżeli są udostępnianie w ramach przyjęcia zadania do realizacji.

3. Ewidencja podatku VAT – sprzedaży, prowadzona jest na podstawie wystawianych przez jednostkę faktur wewnętrznych, w przypadkach podlegania VAT”.

2. W załączniku nr 1 „Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych” - Dział IV. Zasady stosowane przez jednostkę otrzymuje brzmienie:

„1. Ustala się próg, do którego nie księguje się w jednostce z powrotem w koszty niezużytych materiałów, który wynosi wartość: czerech miesięcznych wynagrodzeń w sektorze przedsiębiorstw, bez wypłat z nagród z zysku, za III kwartał roku bilansowego, za który jest spis z natury.

2. Jednostka nie prowadzi w trakcie roku obrotowego magazynu materiałów. Materiały są w dacie zakupu wydawane do zużycia i ujmowane bezpośrednio w koszty, połączone z ustaleniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy, z zastrzeżeniem pkt 1 i 3.

3. Materiały biurowe, środki czystości są odpisywane w koszty w dacie zakupu i wydawane do zużycia; paliwo zatankowane do zbiorników samochodów, kosiarek oraz produkty rzeczowe związane w szczególności z realizacją zadań Klubu Integracji Społecznej i inne niezbędne do funkcjonowania produkty w szczególności: oleje, żyłki, stanowią koszt zużycia materiałów w dacie zakupu.

4. Oprogramowanie OEM nie stanowi w jednostce odrębnej WNiP, tylko zwiększa wartość komputera, bądź jest ujęte w cenie zakupu przez sprzedawcę.

5. Części peryferyjne komputera, w szczególności: drukarki, skanery i inne urządzenia, zwiększają wartość komputera tylko wówczas, gdy zakupione są jako zestaw komputerowy włącznie z komputerem. Jeżeli są zakupione odrębnie, wówczas stanowią odrębny środek trwały.

6. Ponoszone koszty działalności podstawowej ujmuje się tylko na kontach zespołu 4 „koszty wg rodzajów i ich rozliczenie”.

7. Zatwierdzenie zapisów księgowych następuje najpóźniej przed sporządzeniem sprawozdań budżetowych za dany okres.

8. System informatyczny zapewnia automatyczną ciągłość zapisów księgowych w dzienniku. Zapisom w księgach rachunkowych system automatycznie nadaje kolejne numery pozycji.

Numeracja jest odrębna dla każdego dziennika, który definiowany jest jako zbiór dokumentów posiadających wspólne cechy. Numer dziennika w rejestrze ma następującą strukturę: symbol dziennika/dwie cyfry roku kalendarzowego/cztery cyfry numeru dokumentu. Pozycje rejestrowane w dzienniku są numerowane kolejno.

9. Księgi rachunkowe za poszczególne okresy sprawozdawcze (miesiące), za wyjątkiem miesiąca grudnia zamyka się nie wcześniej niż po wprowadzeniu wszystkich zapisów dotyczących danego okresu i nie później niż do 25 dnia następnego miesiąca.

10. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią w szczególności następujące dowody księgowe: faktury, rachunki, noty, zlecenia przelewu, elektroniczne dowody bankowe, zlecenia księgowania, dokumenty z zakresu środków trwałych OT, LT, PT, delegacje służbowe, listy wypłat świadczeń, wynagrodzeń, potrąceń, zestawienia list, zestawienia potrąceń.

11. Dekretacja dowodów księgowych ujmowanych w księgach rachunkowych jest umieszczana bezpośrednio na dowodach księgowych lub dołączana do dowodu w formie wydruku i istnieje w postaci luźnej karty. Dołączona informacja jest złączona z dowodem księgowym, bądź jest jednoznacznie przypisana do ww. dowodu. Informacja o dekretacji w formie odrębnej luźnej karty nie jest złączona z dowodami w niej zapisanymi, albowiem te są dopinane do wyciągu bankowego (faktury, rachunki, noty itp.), jednak wówczas dokumenty te posiadają zapisany na nich dekret wyszczególniony w tej informacji.

12. Uzyskane przez jednostkę w roku obrotowym zwroty kwot dotyczące wydatków dokonanych w tym samym roku obrotowym, jednostka księguje na umniejszenie wykonania planowanych wydatków w tym roku obrotowym. Rozliczane w jednostce poprzez potrącenie kwoty dotyczące bieżącego roku obrotowego – wynikające z korekt deklaracji ZUS lub z decyzji administracyjnych o zwrocie nienależnie pobranych świadczeń – ujmuje się na zmniejszenie kosztów roku bieżącego.

13. Uzyskane przez jednostkę zwroty kwot dotyczące wydatków dokonanych w poprzednich latach obrotowych, w szczególności dotyczące decyzji administracyjnych o nienależnie pobranych świadczeniach, stanowią dochody budżetu – odpowiednio budżetu państwa lub budżetu jednostki samorządu terytorialnego, w zależności od tego z jakich środków był wydatek.

14. Należności z tytułu zwrotu wydatków, roku bieżącego niewyegzekwowane do końca roku budżetowego podlegają przeksięgowaniu na konto należności z tytułu dochodów budżetowych w kolejnym roku budżetowym.

15. Ze względu na rozliczenie pobranych środków pieniężnych z banku do kasy, w trakcie roku obrotowego, na ostatni roboczy dzień miesiąca znajdujące się w kasie środki pieniężne wpłaca się z powrotem na rachunek bieżący jednostki.

16. Towary nie będące własnością jednostki, przekazane jej w celach zrealizowania zawartych umów ujmowane są pozabilansowo w księgach rachunkowych. Do towarów tych prowadzona jest ewidencja analityczna –magazynowa”.

3. W załączniku nr 1 „Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych” – Dział V. Uproszczenia w prowadzeniu ksiąg rachunkowych:

1. ust. 2 pkt 4) otrzymuje brzmienie:

„4) Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont księgi głównej. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego. Ich forma dostosowywana jest za każdym razem do przedmiotu ewidencji konta głównego.

Funkcje kont ksiąg pomocniczych pełnią: raporty kasowe, ewidencje księgowe w programie firmy SIGID, w programie LoMag, ewidencje środków trwałych oraz karty świadczeń, które prowadzone są przez pracowników merytorycznych w programach komputerowych dopuszczonych ustawą, właściwych do obsługi decyzji dla „świadczeń wychowawczych i świadczeń rodzinnych”, „funduszu alimentacyjnego”, „zasiłków z pomocy społecznej”, „dodatków mieszkaniowych i energetycznych” i innych. Karty świadczeń traktowane są w jednostce jako analityka do konta syntetycznego. Pracownicy merytoryczni mają obowiązek prowadzenia kart, sporządzania na ich podstawie zestawień decyzji oraz list wypłat świadczeń.

Powyższe listy wypłat lub zestawienia wydanych decyzji przekazywane są pracownikowi do spraw księgowości w celu zaewidencjonowania zdarzeń na kontach syntetycznych.

Konta ksiąg pomocniczych (analityczne) prowadzi się w szczególności dla:

• środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych. Konta analityczne stanowią uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont księgi głównej w stopniu zapewniającym: identyfikację środków trwałych w ramach obowiązujących grup klasyfikacyjnych; prawidłowe naliczenie amortyzacji/umorzenia; sporządzenie wymaganych sprawozdań; właściwą kontrolę stanu mienia,
• rozrachunków z kontrahentami,
• rozrachunków z pracownikami, m.in. w postaci imiennej ewidencji wynagrodzeń pracowników, zapewniającej uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia,
• naliczenia należności budżetowych imiennie dla każdego dłużnika,
• operacji zakupu, dokonywania wydatków,
• operacji gotówkowych,
• kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów,
• rozrachunków ze świadczeniobiorcami – karty świadczeń,
• należności dłużników alimentacyjnych ze względu na podział krajowy i zagraniczny,
• towarów nie będących własnością jednostki”.

2. ust. 2 pkt 5) otrzymuje brzmienie:

„5) Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednostronny, który nie podlega uzgodnieniu z dziennikiem, ani innym urządzeniem ewidencyjnym.

Ujmowane są w nich w szczególności:

• środki trwałe postawione w stan likwidacji, utylizowane bądź zniszczone,
• obce środki trwałe przejściowo użytkowane,
• zaangażowanie środków na wydatki budżetowe roku bieżącego,
• zaangażowanie środków na wydatki budżetowe przyszłych lat,
• plan finansowy wydatków budżetowych,
• wzajemne rozliczenia miedzy jednostkami,
• zakupy netto będące zamówieniami publicznymi, ewidencjonowane do celów sprawozdań o udzielonych zamówieniach,
• wpłaty w walucie obcej,
• towary nie będące własnością jednostki”.

4. W załączniku nr 3 „Zakładowy plan kont, wykaz kont księgi głównej oraz przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń” dodaje się:

1. w części „Wykaz kont księgi głównej – syntetyka”, dalej: „konta pozabilansowe”, między kontem 911, a kontem 940 dodaje się zapis w brzmieniu: „Konto 930 – towary”.
2. W części „Przyjęte zasadach klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej” dalej: „konta pozabilansowe”, między kontem 911, a kontem 940 dodaje się zapis w brzmieniu:

„KONTO 930 - Towary

Konto 930 służy do ewidencji towarów w magazynie z realizacji zadań z których wynika, że towary nie są własnością jednostki, w szczególności realizacja zadań z banku żywności.

Na stronie WN konta 930 ujmuje się:

• przychody wartości stanu towarów,
• zwiększenia stanu zapasu towarów.

Na stronie MA konta 930 ujmuje się:

• rozchody towarów wydanych,
• niedobory i szkody w towarach”.

5. Załącznik nr 4 „Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych”, zastępuje się załącznikiem nr 1 do niniejszego zarządzenia.

6. Załącznik nr 5 „Opis systemu przetwarzania danych – systemu informatycznego”, zastępuje się załącznikiem nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Wykonanie niniejszego zarządzenia powierza się pracownikowi Ośrodka Pomocy Społecznej w Międzychodzie, zatrudnionemu na stanowisku: główna księgowa.

§ 3. Niniejsze zarządzenie wchodzi w życie z dniem 24 września 2024 roku, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego.

Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej w Międzychodzie

Aneta Gierszewska

_________________________________________

Załącznik nr 1

do Zarządzenia nr 24/2024

Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Międzychodzie

____________________________________

Załącznik nr 4

WYKAZ ZBIORÓW DANYCH TWORZĄCYCH KSIĘGI RACHUNKOWE NA INFORMATYCZNYCH NOŚNIKACH DANYCH

1. Księgi rachunkowe Ośrodka Pomocy Społecznej w Międzychodzie prowadzone są z wykorzystaniem programów komputerowych:

• KSIĘGOWOŚĆ BUDŻETOWA, WERSJA KB 2.50A z późniejszymi aktualizacjami,
• KADRY I PŁACE, WERSJA PL 2.62J z późniejszymi aktualizacjami,
• EWIDENCJA I ROZLICZANIE INNYCH OPŁAT, WERSJA IN 2.52c, z późniejszymi aktualizacjami,
• EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH, EWIDENCJA WYPOSAŻENIA, WERSJA ES2.31b, z późniejszymi aktualizacjami;

- wchodzących w skład systemu księgowego SIGID, zakupionych od firmy SIGID będącej jednocześnie producentem oprogramowania.

2. Ponadto do zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe w jednostce służą aplikacje komputerowe Sygnity i Pomost oraz program magazynowy „LoMag” firmy Longint.

Struktura zbiorów tworzących księgi rachunkowe, wzajemne powiązania i ich funkcje w procesie przetwarzania danych zawarte są w otrzymanych od producenta oprogramowania załącznikach.

3. Organizacja ksiąg rachunkowych opiera się na wyżej wymienionych programach firmy SIGID. Natomiast aplikacje POMOST, SYGNITY oraz programy SIGID tworzą zbiory danych ksiąg rachunkowych dla ewidencji analitycznych rozrachunków, w szczególności: z tytułu świadczeń – odpowiednio: z ustawy o świadczeniach rodzinnych, wychowawczych i innych oraz świadczeń z zakresu ustawy o pomocy społecznej, ustawy prawo energetyczne, ustawy o dodatkach mieszkaniowych.

4. Ewidencja sprzedaży i zakupu oraz tworzone deklaracje VAT prowadzone są online, wówczas gdy wystąpią zdarzenia lub operacje dotyczące VAT, przy użyciu programu firmy DOSKOMP „rVAT” dla JST – centralny rejestr VAT, zgodnie z zarządzeniem Burmistrza Międzychodu nr KJ.120.32.2016 z 19.12.2016 roku.

_________________________________________

Załącznik nr 2

do Zarządzenia nr 24/2024

Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Międzychodzie

________________________________

Załącznik nr 5

OPIS SYSTEMU PRZETWARZANIA DANYCH

1. Jednostka prowadzi księgi rachunkowe przy użyciu komputera.

2. Księgi rachunkowe jednostki budżetowej prowadzone się z wykorzystaniem:

• programów komputerowych SIGID do wynagrodzeń, świadczeń i ewidencji analitycznej z tego zakresu, wykonanego przez Zakład Systemów Informatycznych SIGID Sp. Z o.o., 61-195 Poznań, ul. Hanny Januszewskiej 1, który jest również jedynym dystrybutorem oprogramowania;
• aplikacji Świadczenia Rodzinne firmy Sygnity S.A. służy ewidencji analitycznej rozrachunków z tytułu różnych świadczeń (wg zadań realizowanych przez jednostkę), 02-797 Warszawa, ul. F. Klimczaka 1;
• aplikacji Pomost Std firmy Sygnity S.A. dla ewidencji analitycznej rozrachunków z tytułu świadczeń (wg zadań realizowanych przez jednostkę) 02-797 Warszawa, ul. F. Klimczaka 1;
• programu magazynowego „LoMag” który służy do prowadzenia ewidencji magazynowej, firmy informatycznej Longint, ul. Wykładowa 17a z Wrocławia.

3. Opis algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych zawiera załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia.
4. Systemy firmy Sygnity tworzone są w oparciu o architekturę trójwarstwową. Zarówno
   w przypadku programu Pomost STD jak i Świadczenia Rodzinne warstwa danych zabezpieczona jest loginem i hasłem umożliwiającym aplikacji dostęp do zapisanych informacji. Warstwa prezentacji zabezpieczona jest poprzez zróżnicowany dostęp użytkowników przy pomocy indywidualnych loginów i haseł. Dane pomiędzy warstwami logiczną i prezentacji przekazywane są z wykorzystaniem szyfrowanego protokołu https.
5. Opis systemu informatycznego. Do prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostka wykorzystuje programy:

6. Ewidencja sprzedaży i zakupu oraz tworzone deklaracje VAT prowadzone są online, przy użyciu programu firmy DOSKOMP „rVAT” dla JST – centralny rejestr VAT, zgodnie z zarządzeniem Burmistrza Międzychodu nr KJ.120.32.2016 z 19.12.2016 roku.
7. Określenie bieżącej wersji oprogramowania jednostka uzupełnia w trakcie roku obrotowego, na bieżąco, pozyskując dane od osoby uprawnionej do przeprowadzania aktualizacji, prowadząc ewidencję w programie Excel.

Raz w roku, na koniec roku obrotowego zapisy w wersji papierowej są załączone do niniejszego załącznika wraz z adnotacją o dacie i podpisem osoby prowadzącej ewidencję.

Od nowego roku obrotowego ewidencja elektroniczna jest dalej prowadzona w trybie ciągłym, tj. od początku jej założenia, dalej uzupełniana. Po zakończeniu kolejnego roku obrotowego kolejna wersja papierowa jest załączana do niniejszego załącznika wraz z adnotacją o dacie sporządzenia i podpisem osoby prowadzącej ewidencję. Proces ten jest powtarzalny raz w roku.